Servizi in dettaglio

FORMULAZIONE E GESTIONE BUDGET

  • Definizione di scopi, limiti e basi economiche dell'evento.
  • Analisi e stime delle spese e delle entrate.
  • Identificazione del punto di pareggio.
  • Previsione delle necessità finanziarie attraverso un'analisi del flusso di cassa.
  • Aggiornamento delle stime originali.

SEGRETERIA ORGANIZZATIVA

  • Contatti con promotori, relatori e partecipanti.
  • Spedizione inviti e materiale informativo.
  • Ricevimento, catalogazione e trasmissione abstracts.
  • Accoglienza iscrizioni e gestione generale delle quote.
  • Solleciti, pagamenti, rettifiche, aggiornamenti.
  • Compilazione e spedizione documenti relativi.
  • Allestimento e consegna badge e materiale congressuale.
  • Registrazione partecipanti.

SEGRETERIA ECM

  • Analisi dei progetti e valutazione delle esigenze
  • Raccolta dei bisogni formativi
  • Contatti con i docenti
  • Stesura dei programmi
  • Consulenza per produzione materiale grafico
  • Correzione bozze
  • Segreteria amministrativa e gestione economica degli sponsor
  • Procedure per l'accreditamento
  • Aggiornamento mailing list e data-base
  • Raccolta iscrizioni
  • Rilevamento presenze
  • Redazione di questionari e approntamento di griglie di valutazione.
  • Redazione ed invio relazioni finali al Ministero/Centro Regionale per l'ECM
  • Gestione Crediti Formativi
  • Sequenza procedure di accreditamento EACCME (per accreditamenti internazionali)

SERVIZI TECNICI

  • Creazioni di pagine/siti web e webapp per eventi
  • Iscrizioni on line
  • Invio abstract on line
  • Area per la consultazione di materiale didattico
  • Rilevamento presenze con lettori laser
  • Utilizzo televotatori
  • Regie audiovideo
  • Trasmissioni interventi chirurgici in diretta
  • Live in streaming audio video

ORGANIZZAZIONE PROGRAMMI SOCIALI E DI INTRATTENIMENTO

  • Attività motivazionali di team-building. Teatro d'impresa.
  • Ricevimenti di benvenuto, eventi ice-breaker, feste get together.
  • Proposte per cene e serate di gala in ristoranti d'atmosfera, antichi palazzi, luoghi insoliti e d'impatto.
  • Sfilate e processioni di antichi costumi. Ricostruzioni storiche.
  • Organizzazione di concerti in teatri, chiese e cattedrali, musei, palazzi storici, giardini pubblici e privati, discoteche, luoghi particolari.
  • Visite guidate ed escursioni a bordo di mezzi privati, con itinerari personalizzati ed esclusivi.

RICERCA SEDE ED ALLESTIMENTO TECNICO

  • Analisi delle opzioni possibili (palazzi e centri congressi, hotel congressuali, edifici storici, luoghi inconsueti).
  • Proposte e definizioni di allestimenti adeguati alle varie funzioni. Cartellonistica esterna ed interna. Segnaletica.
  • Organizzazione ed allestimento di cyber-café, coffee-point, aree di incontro e relax, salette VIP.
  • Allestimenti floreali. Effetti speciali.
  • Allestimento tecnico della sede con la collaborazione di fornitori competenti ed affidabili.

SERVIZI DI RISTORAZIONE

  • Selezione di ristoratori e fornitori di servizi catering. Contratti e gestione dei servizi.
  • Suggerimenti di modalità di attuazione (es. servizio ai tavoli, buffet).
  • Proposte per la scelta dei menu e delle bevande.
  • Personalizzazioni: stampa menù, decorazioni particolari, uniformi del personale.

RECEPTION ED ASSISTENZA MULTILINGUE

  • Allestimento di punti di accoglienza con segnaletica personalizzata.
  • Assistenti plurilingue nei luoghi d'arrivo, aeroporti, porti, stazioni ferroviarie, alberghi, centro congressi.
  • Organizzazione di servizi di transfer con mezzi privati.
  • Assistenza di personale specializzato plurilingue durante gli eventi.

SERVIZI TIPOGRAFICI

  • Consulenze per scelte grafiche.
  • Redazione e stampa di programmi, locandine di annuncio, documenti personalizzati (carta e buste del congresso, inviti...).
  • Redazione e stampa volume abstracts.

RISERVAZIONI ALBERGHIERE

  • Selezione e proposte di sistemazioni alberghiere adeguate all'evento.
  • Gestione delle richieste di organizzatori, relatori e partecipanti.
  • Invio voucher di conferma.
  • Compilazione di rooming lists e aggiornamenti.

SERVIZI DI INTERPRETARIATO E TRADUZIONE

  • Fornitura e gestione delle prestazioni di professionisti qualificati.
  • Fornitura di strumentazioni specifiche di alto livello per traduzioni simultanee.

RICERCA SPONSOR

  • Analisi delle opportunità comunicative offerte dall'evento.
  • Redazione di richieste di sponsorizzazione.
  • Assistenza agli sponsor durante la manifestazione.
  • Verifica del livello di beneficio ottenuto.

ORGANIZZAZIONE DI MOSTRE TECNICO-SCIENTIFICHE

  • Consulenza per stand espositivi sulla base del concetto di integrazione tra esposizione e congresso.
  • Assistenza agli espositori per massimizzare il loro impatto.

UFFICIO STAMPA

  • Attività di Pubbliche Relazioni e contatti con testate e giornalisti.
  • Preparazione ed invio di comunicati stampa.
  • Organizzazione di conferenze stampa.
  • Recall telefonici

PRENOTAZIONI

  • Prenotazione di voli, treni, traghetti, auto, negoziazioni con compagnie aeree per tariffe speciali, pacchetti turistici in generale

(in partnership con un consolidato tour operator).

Chi Siamo

 

Congress Studio Venezia International S.A.S. di Patrizia Pala & C

Via Giordano Bruno, 29 - 30174 Mestre (Venezia)

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Telefono: +39 041.951112

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PEC: congressvenezia@messaggipec.it

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